面接・選考
【電話のマナー】転職活動シーン別例文も掲載
ひと昔前、メールやSNSが普段使いされていなかった頃は、電話が連絡の手段の大半を担っていましたが、今やメール、SNSが手軽な連絡の手段となっています。
そんな現代に、使い慣れていない電話を使うことは、友人や家族ならいざ知らず、ましてや転職先企業と電話で話すのは緊張するものですよね。
電話にもビジネスマナーがありますが、普段からあまり電話を使わなければ知る由もありません。
そこで今回は、転職活動中の「電話のビジネスマナー」についてご紹介していきたいと思います。シーンごとの例文もありますので、ぜひ参考にご活用なさってください。
電話の基本マナー
ビジネスシーンに限らず、まずは相手のことを考えるのが基本マナーです。
忙しい時間帯を避ける・業務時間外にはできるだけかけない等、相手の負担にならないよう細心の配慮をしましょう。
そこで、初歩的なマナー3点をご紹介します。
静かな場所への移動
電話に出る・電話をかける前に、まずは静かな場所に移動しましょう。スマホの性能も良くなってきており、周囲の音を拾いにくくなっているものの、完全に拾わないということでもありません。
街中やお店の中の雑然とした音、周囲の話し声、工事の音などは邪魔な雑音になってしまいます。
また雑音が多いと相手の声を聞き取ることができないこともあります。何度も同じことを聞き返すと不快にさせてしまうかもしれません。
相手、自分、双方のためにも、静かな場所に移動してから電話をかけるようにしましょう。
手元にメモの用意をする
企業側から必要事項を伝えられた時に、すぐに書き留めるものがないと困ってしまいます。
面接日や内定式の日程調整、必要書類の種類等をずっと覚えておける人はなかなかいないでしょう。
電話をかける時も受ける時も、必ずメモと筆記具を用意しましょう。
緊張したら、かける前、受ける前に大きく深呼吸
慣れない電話をかけることに緊張してしまうのであれば、大きく深呼吸をしてみてください。脳に酸素が行き渡って、すっきり冷静になれることでしょう。
話す時は早口にならないよう、ややゆっくり目に話すように気をつけましょう。電話がかかってきたときに緊張するなら、一旦電話を手から離してみてください。
早く出ることで印象は良くなりますが、緊張したままではうまく話せないかもしれません。メモを広げて筆記具を手に持ったら、深呼吸をしてから電話に出ましょう。
面接日程調整の通話例
自分：「はい、○○でございます。」
担当者：「お世話になっております。面接にお越しいただきたいのですが、○月○日15時からはご都合いかがでしょうか？」
自分：「○月○日15時ですね。大変申し訳ございませんが、都合がつきませんため○月△日15時に変更していただけないでしょうか？」
担当者：「○月△日15時ですね。では○月△日15時に弊社までお越しいただけますでしょうか。持ち物についてはメールでお送りいたしますので、ご確認いただけますでしょうか。それでは、面接当日お待ちしております。」
自分：「ご連絡いただきありがとうございました。失礼いたします。」
内定の通話例
担当者：「私△△△株式会社の□□と申します。○○様のお電話でよろしいでしょうか。」
自分：「はい、○○でございます。大変お世話になっております。」
担当者：「先日は面接にお越しいただきまして、ありがとうございました。ぜひ入社いただきたいと考えご連絡させていただきました。」
自分：「ありがとうございます。」
担当者：「お返事は1週間を目処にいただけますでしょうか？」
自分：「承知いたしました。この度はご連絡いただき誠にありがとうございました。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」
折り返すときの通話例
自分：「お忙しい中失礼いたします。私○○と申しますが、人事総務部の□□様はお手すきでいらっしゃいますか？」
お相手：「しばらくお待ちください。」
担当者：「お電話代わりました□□です。折り返しのご連絡ありがとうございます。二次面接の日程調整の件でご連絡させていただいたのですが、○月△日17時からはご都合いかがでしょうか？」
まとめ
転職活動中はメールが主な通信媒体になるケースが多いですが、とはいえ電話を利用することも少なからずあります。
電話対応が不安だという方は、この記事でご紹介した会話例を参考に、友人やご家族と練習されてみてはいかがでしょうか？
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