転職お役立ち情報

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転職活動中の電話のマナー・シーン別例文付き

友人や家族ならいざ知らず、転職先企業と電話で話すのは緊張するものですよね。電話にもビジネスマナーがありますが、普段からあまり電話を使わなければ知る由もありません。

そこで今回は、転職活動中の電話のビジネスマナーについてご紹介します。シーンごとの例文も掲載してありますので、ぜひ参考になさってください。

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電話の基本マナー
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ビジネスシーンに限らず、相手のことを考えるのが基本マナーです。忙しい時間帯を避ける・業務時間外にはできるだけかけない等、相手の負担にならないよう配慮しましょう。

以下に初歩的なマナー3点をご紹介します。

 

■□■静かな場所に移動する■□■

電話に出る・電話をかける前に、静かな場所に移動しましょう。スマホの性能も良くなり周囲の音を拾いにくくなっていますが、完全に拾わないということでもありません。

繁華街や居酒屋の雑然とした音、周囲の話し声、工事の音などは雑音になってしまいます。また雑音が多いと相手の声が聞き取りにくくなりますよね。

何度も聞き返すと不快にさせてしまうかもしれません。相手のためにも自分のためにも、静かな場所に移動してから電話をかけましょう。

 

中高年1

■□■メモの用意をする■□■

こちらの都合を伝えるだけならメモは不要ですが、企業側から必要事項を伝えられた時に書き留めるものがないと困りますよね。

面接日や内定式の日程調整、必要書類の種類等をずっと覚えておける人は少ないはず。電話をかける時も受ける時も、必ずメモと筆記具を用意しましょう。

 

■□■緊張するときは深呼吸してから■□■

電話をかけることに緊張するなら、大きく深呼吸をしてください。脳に酸素が行き渡って冷静になれますよ。話す時は早口にならないよう気をつけましょう。

電話を受けることに緊張するなら、一旦電話を手から離してください。早く出た方が印象は良くなりますが、緊張したままではじょうずに話せません。メモを広げて筆記具を手に持ったら、深呼吸をして電話に出ましょう。

 

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面接日程調整の通話例
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自分:「はい、○○です。」

担当者:「お世話になっております。次回面接にお越しいただきたいのですが、○月○日18時からはご都合いかがですか?」

自分:「○月○日18時ですね。大変申し訳ございませんが、都合がつきませんため○月△日18時に変更していただけないでしょうか?」

担当者:「○月△日18時ですね。では○月△日18時に本社までお越しいただけますでしょうか。持ち物についてはメールでお送りいたしますので、ご確認くださいませ。では当日お待ちしております。」

自分:「ご連絡いただきありがとうございました。失礼いたします。」

 

希望

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内定の通話例
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担当者:「私△株式会社の□□と申します。○○様のお電話でよろしいでしょうか。」

自分:「はい、○○です。お世話になっております。」

担当者:「先日は面接にお越しくださりありがとうございました。ぜひ入社いただきたいと考えご連絡させていただきました。」

自分:「ありがとうございます。」

担当者:「お返事は1週間を目処にいただけますでしょうか?」

自分:「承知いたしました。この度はご連絡いただき誠にありがとうございました。引き続き、よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」

 

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折り返すときの通話例
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自分:「お忙しい中失礼いたします。私○○と申しますが、人事総務部の□□様はお手すきでしょうか?」

お相手:「しばらくお待ちください。」

担当者:「お電話代わりました□□です。折り返しのご連絡ありがとうございます。二次面接の日程調整の件でご連絡させていただいたのですが、○月△日18時からはご都合いかがでしょうか?」

 

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まとめ
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転職活動中はメールが主な通信媒体になりますが、電話を利用することも多いものです。

電話対応に不安がある場合は、この記事でご紹介した会話例を参考に、友人やご家族と練習されてみてはいかがでしょうか?

 

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