面接・選考
転職活動中のメールのマナーと基本的な書き方
転職活動は基本的にメールでのやりとりになりますが、慣れていないとどのように書けばいいのか迷いますよね。
そこで今回は、転職活動中のメールのマナーや書き方についてまとめました。
メールの書き方に悩んでおられるならぜひこの記事をお読みいただき、転職活動を有利に進めてください。
ビジネスメールの基本
ビジネスメールの基本的な書き方はほぼ決まっています。下記のとおり作成すれば、形が整ったメールができあがりますよ。
送り先・宛先
指定されたメールアドレスを入力します。
宛先を1文字でも間違ってしまうと届きませんので、指定のアドレスをコピーして貼り付けましょう。
なおCcは宛先以外にメールの内容を送信したい相手がいる場合に使用します。Bccは宛先やCcの相手に知られたくないけれどメールを送りたい相手がいる場合に使用します。
転職活動中にあなたからCcやBccで送信する機会はほぼありませんので、宛先を間違えないことだけを覚えておいてください。
本文
- １，件名
タイトルであり、メールが届いた時に表示される部分です。表示される文字数に制限がありますので、できるだけ短く端的にまとめましょう。
たとえば履歴書の送付の場合は「○職応募の件/（氏名）」もしくは「履歴書等送付の件/（氏名）」
とすれば、採用担当者から見落とされることもないでしょう。
- ２．宛名
メールの本文は、宛名から入ります。会社名や役職名は省略せず正式名称を記載するのがマナーです。
「○株式会社
人事総務部
採用ご担当 ○様」
上記のように、会社名・部署名・個人名の3行に分けるとスッキリして見えます。担当者が分からない場合は氏名ではなく「採用ご担当者様」と記載しましょう。
- ３．あいさつ
自分が何者かを説明します。はじめは「お世話になります（初回のメールの場合）」または「お世話になっております（2度目以降のメールの場合）」をつけましょう。
たとえば、はじめて企業宛に連絡する場合は下記のようになります。
「お世話になります。
貴社○職の求人に応募いたしました（氏名）と申します。」
- ４．要件
伝えたいことを端的に述べてから、詳細を記載します。たとえば面接の希望日時を伝える場合なら
「先日は一次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
一次面接の希望日時について、下記のようにご連絡いたします。
第一希望：◯月◯日◯時開始
第二希望：◯月◯日◯時開始
第三希望：◯月◯日◯時開始」
５．結び
感謝の言葉と「何卒よろしくお願い申し上げます。」などで締めます。
- ６．署名
メール本文の最下部に署名を入れて完了です。
署名とは、送信者（あなた）の氏名・住所・連絡先などを記載したものです。決まった書式はありませんが、はじめて署名を作成する場合は下記を参考になさってください。
＜署名の例＞
——————————————————-
（氏名）
〒000-0000
○県○○市○○町00-00-000
TEL/000-0000-0000
mail/aaaaa_aaaaa@aaaaa.ne.jp
——————————————————
転職活動中に送るメールのマナー
下記を参考に、メールを受け取った相手に不快感を持たれないよう配慮しましょう。
受け取った文章は残して返信する
企業からメールを受け取りその返信をする場合、受け取った文章は消さずに残したまま返信します。件名も「Re:（元の件名）」で返信しましょう。
記号は使わない
☆や♪、＾＾などの記号は使用を控えましょう。転職活動中のメールに記号がふんだんに使われていると「プライベートのつもりなのか」「真剣に応募する気がない」など否定的に捉えられかねません。
明るく楽しい性格をアピールしたいなら、面接時の応答の時間を利用しましょう。
できるだけ早く返信する
メールの返信はできるだけ早めに行いましょう。「気づいたらすぐ返信」が鉄則。最低でも24時間以内に返信を。
そのためには1日1回以上はメールチェックを行なってください。
「急ぎなら電話してくるはず」と考えたくもなりますが、応募者が殺到している場合は採用担当者が全員に電話している時間などありません。
返信が早ければ早いほどライバルを出し抜くチャンスでもありますから「気づいたらすぐ返信」を定着させましょう。
まとめ
転職活動中のメールはほぼ定型文です。上記の内容を参考に、相手への感謝を忘れず端的に内容を伝えましょう。
メール1つであなたの人となりが伝わるものです。面接に赴く前からメールで好印象を獲得し、希望する求人の内定をスムーズにゲットしましょう。
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