面接・選考
【転職活動】基本的なメールのマナー・書き方
現在の転職活動は、主にメールでのやりとりになるケースが多いです。しかし、メールのやりとりに慣れていないと書き方をどうすればよいのか、迷ってしまいますよね。今回は、転職活動中のメールのマナーと書き方についてまとめました。
もしメールの書き方に悩んでいる場合は、この記事を参考にして転職活動をスムーズに進めてください。
ビジネスメールの基本
ビジネスメールの書き方には、基本的なフォーマットがあります。以下に従って作成すると、整った形式のメールを作成することができます。
送信先・宛先
まずは、指定されたメールアドレスを入力してください。宛先を誤るとメールは届きませんので、指定されたアドレスをコピーして貼り付けるようにしましょう。
なお、Ccはメールの内容を追加の受信者に送信する場合に使用し、Bccは受信者に知られずにメールを送信する場合に使用します。転職活動中にCcやBccを使用する機会はほとんどありませんので、宛先を間違えないことだけに気を付けましょう。
本文
１．件名
タイトルはメールが受信された際に表示される重要な部分です。 表示される文字数に制限があるため、簡潔で端的にまとめましょう。
例えば履歴書を送信する場合、「○職応募の件/（氏名）」または「履歴書等送付の件/（氏名）」とすることで、採用担当者から見逃される心配もありません。
２．宛名
メール本文は、宛名から始まります。 会社名や役職名は省略することなく、正式名称を記載することがマナーになります。
「○○○株式会社
人事総務部
採用ご担当 △△△様」
上記のように、会社名・部署名・個人名の3行に分けるとすっきりと見やすいです。 担当者が不明な場合は、氏名ではなく「採用ご担当者様」と記載しましょう。
３．あいさつ
はじめに自分が何者なのかを伝えましょう。 初めての場合は「お世話になります。」、2度目以降の場合は「お世話になっております。」と記入しましょう。
例えば、はじめて求職者が企業にメールをする場合は下記のようです。
「お世話になります。私は貴社の○○職に応募いたしました（フルネーム）と申します。」
４．要件
伝えたいことを端的に述べた後、詳細を記載していきます。簡潔にわかりやすくまとめることを心がけましょう。
例えば、面接の希望日時を伝える場合は下記のようになります。
「先日は、一次面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。希望日時をご連絡いたします。よろしくお願いいたします。
第一希望：◯月◯日◯時
第二希望：◯月◯日◯時
第三希望：◯月◯日◯時
５．結び
感謝の言葉とともに簡潔に締めましょう。
例えば、「お忙しいところ、ご対応いただきましてありがとうございました。何卒よろしくお願い申し上げます。」などで締めると良いでしょう。
６．署名
最後には、氏名・住所・連絡先などを記載した署名を入れてメールを完了させましょう。決まった書式はないのですが、今まで署名を作ったことのない方は、下記を参考に書式を整えてください。
＜署名の例＞
……………………………………………..
（氏名）
〒000-0000 ○県○○市○○町00-00-000
TEL/000-0000-0000
mail/aaaaa_aaaaa@aaaaa.ne.jp
………………………………………………
転職活動中のメールのマナー
下記を参考に、メールの相手に不快な気分や嫌悪感を与えないように、充分配慮しましょう。
受け取った文章は残して返信する
企業からのメールに返信する場合、受け取った文章は消すことなく残したままで返信しましょう。件名も「Re:（元の件名）」で返信しましょう。
記号は控える
☆や♬、顔文字などの記号は一切使用しないようにしましょう。転職活動中のメールに記号が多用されていると、公私の区別がつかない、真剣に応募していない、などと思われてしまう可能性があります。明るく元気な性格をアピールするなら、面接のときの応答の時間に発揮していきましょう。
返信は早めにする
メールの返信はできるだけ早くです。「気づいたらすぐ返信」を厳守です。最低でも24時間以内に返信するようにしましょう。
転職活動中は、いつもよりもこまめなメールチェックが必要です。応募者が多い場合、採用担当者が全員に電話することはできないため、返信が早ければ早いほどチャンスをつかむことができます。
急ぎだったら、電話がくるだろう、という思いは捨て、迅速な対応が鉄則となります。
まとめ
転職活動中のメールは、ほとんどが定型文です。上記を参考に、相手に感謝の意を忘れずに、簡潔にわかりやすく内容を伝えましょう。
一通のメールであなたの人柄も伝わります。面接前からメールで好印象を与え、理想の求人の内定をスムーズに手に入れましょう。
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